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Loomis: Beeindruckende Kosteneinsparungen bei Storage-Neubeschaffung

Beim weltweit tätigen Schweizer Speditions- und Logistikdienstleister VIA MAT stand die Neubeschaffung der gesamten Storage-Infrastruktur und -Wartung bevor. Dank der Flexibilität und langjährigen Erfahrung von Infoniqa GlassHouse konnte die Ausschreibung innert kurzer Zeit durchgeführt und dabei ein sechsstelliger Betrag eingespart werden.

Loomis Schweiz AG bietet seit über 50 Jahren massgeschneiderte Sicherheitslösungen vom Werttransport über die Bargeldverarbeitung bis hin zur Tresorie und Lagerung. Bild: Loomis Schweiz AG

Die Schweizer VIA MAT-Gruppe beschäftigt weltweit rund 1‘000 Mitarbeitende auf vier Kontinenten in zehn Ländern. Damit diese jederzeit die unterschiedlichen Transport- und Logistikbedürfnisse ihrer Kunden gewährleisten können, bedarf es einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur, welche den Anforderungen zur Sicherstellung der Geschäftstätigkeit gerecht wird. 2013 stand nun die Neubeschaffung der Storage-Umgebung für die gesamte Firmengruppe bevor. Beschaffungsentscheide für Projekte mit einem grösseren Volumen werden bei VIA MAT grundsätzlich durch ein professionelles Ausschreibungsverfahren gefällt. Dabei geht es insbesondere darum, Geschäftsleitung und Verwaltungsrat eine tadellose Vorgehensweise bei der Neubeschaffung garantieren zu können. Die vorliegende Ausschreibung umfasste einen hohen sechsstelligen Betrag.

Das Projekt musste allerdings unter grossem Zeitdruck durchgeführt werden, weshalb man die Unterstützung von Infoniqa GlassHouse in Anspruch nahm. „Die strukturierte Vorgehensweise sowie nachgewiesene Erfahrung im Bereich öffentlicher Ausschreibungen waren ausschlaggebend für die Wahl von Infoniqa GlassHouse als unseren Partner“, sagt IT-Leiter Erich Stüssi. Dabei habe der vorgeschlagene Beschaffungsprozess auch inhaltlich überzeugt: «Wenn ein Partner nachweislich die komplexen Anforderungen öffentlicher Vergabeverfahren kennt, darf man davon ausgehen, dass er auch in Ausschreibungen der Privatwirtschaft sattelfest ist.» Die Annahme habe sich indes bewahrheitet. «Unser Ansprechpartner bei Infoniqa GlassHouse verfügte über ein ausgeprägtes Prozessdenken und legte eine sehr pragmatische und strukturierte Vorgehensweise an den Tag», sagt Stüssi.

Zeitersparnis dank Prozesswissen

Die Durchführung der Ausschreibung musste straff geplant werden. Denn bereits im August 2013 wurde die Neubeschaffung für 2014 beschlossen, sodass spätestens im Dezember klar sein musste, wie die Storage-Infrastruktur von VIA MAT in den nächsten Jahren aussehen wird. «Mit Biegen und Brechen hätten wir das auch selbst hinbekommen. Die Basis für einen neutralen Entscheid hätte aber gefehlt, weil unter Zeitdruck die Sorgfalt bei der Arbeit gerne zu kurz kommt», gibt Stüssi zu bedenken. Schliesslich konnten dank der zeitnahen Reaktion und Flexibilität von Infoniqa GlassHouse die initialen Unterlagen bis Anfang Oktober bereitgestellt werden.

Typischerweise benötigen Unternehmen von der Dokumentation bis zur Veröffentlichung des Request for Proposal (RfP) acht bis zwölf Wochen. «Die langjährige Erfahrung von Infoniqa GlassHouse und das ausgesprochene Prozesswissen haben diesen Ablauf aber deutlich verkürzt», meint Stüssi. Wie gewünscht waren Anfang Oktober und damit bereits drei Wochen nach Projektbeginn die Dokumente finalisiert. Die Ausschreibung im direkten Verfahren konnte also zügig erfolgen. Einen Monat später, so die Vorgabe an die fünf ausgewählten potenziellen Lieferanten, mussten die Angebote auf dem Tisch liegen. Schliesslich sollte noch vor Weihnachten der Beschaffungsentscheid erfolgen.

Fachliches Know-how minimiert Risiko

Geschwindigkeit im Vergabeprozess ist das eine, eine inhaltlich optimale Aufbereitung der Anforderungen an die Lieferanten das andere. Oder um es anders zu formulieren: Um die vier, fünf in Frage kommenden Hersteller auszuwählen, braucht es keinen externen Beschaffungsdienstleister. Das Fachwissen macht den Unterschied. Die Consultants von Infoniqa GlassHouse brachten denn auch bei der Ausarbeitung der Anforderungen und Vorgaben an die Offerteingabe ihr spezifisches Know-how ein: «Ohne die Beratung hätten wir beim RfP dieselben Funktionalitäten verlangt, wie wir sie bereits bei der aktuellen Lösung nutzen. Während der Zusammenarbeit stellte sich aber heraus, dass wir nicht starr auf die ursprünglichen Beschaffungsvorgaben beharren, sondern Angebotsvarianten zulassen sollten», so Stüssi.

Konkret waren Lösungsvarianten mit einem eingebauten Virtualisierungs-Layer erlaubt, was entsprechende Vorteile mit sich brachte: Es kamen kostengünstigere Versionen ins Spiel und nicht zuletzt konnten durch die Virtualisierung die speziellen Performance-Anforderungen von VIA MAT durch eine optimale Nutzung von Cache- und Flash-Technologien abgedeckt werden. Diese entscheidende Variantenanforderung ist erst im Prozess der Offertauswertung entstanden. «Die fachliche Diskussion mit Infoniqa GlassHouse hat uns definitiv Vorteile verschafft und das Risiko einer inadäquaten Ausschreibung und suboptimalen Auftragserteilung minimiert», ist sich Stüssi sicher.

Enorme Kosteneinsparungen

Interne Aufwands- und Zeitersparnisse, eine durchgängige Qualitätssicherung bei den Unterlagen und Auswahlkriterien bis hin zu einer Risikominimierung und Optimierung der Durchlaufzeit, angefangen von der Aufnahme über die Veröffentlichung, Beurteilung, Begleitung bei der Präsentation der Angebote bis zum finalen Entscheid, sind einige der Vorteile der Ausschreibungs-Services von Infoniqa GlassHouse, von denen VIA MAT profitieren konnte. Wohl der wichtigste Faktor dürfte aber der Preis einer Neubeschaffung in beinahe Millionenhöhe sein. Den Anbietern wurde entsprechend von Anfang an klargemacht, dass die Kosten für die Lösung mit ausschlaggebend für die Vergabe des Auftrags sein würden. Externe Berater zu beschäftigen bedeutet zunächst einmal Mehrkosten, was auf den ersten Blick dem Prinzip der Kostenoptimierung widersprechen mag. Die zusätzlichen Kosten haben sich jedoch für Stüssi ausgezahlt: «Wir fanden durch die Zusammenarbeit nicht nur die für uns optimale und neutral vertretbare Lösung, sondern sparten erst noch deutlich Kosten.» Denn dank der guten Kenntnisse des Schweizer IT-Markts habe Infoniqa GlassHouse genau gewusst, bei welchen Anbietern es noch Spielraum in der Preisgestaltung gab. «Im Vergleich zu dem sechsstelligen Frankenbetrag, den wir dank der Beratung von Infoniqa GlassHouse eingespart haben, sind die Aufwände von internen Mitarbeitenden und externen Beratern ein Pappenstiel», sagt Stüssi. Die eingesparte Summe sei selbst für ein Unternehmen der Grösse von VIA MAT ein nicht unerheblicher Betrag.



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Roman Lorenz
Senior Key Account Manager

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