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Veritas Enterprise Vault geht über Microsoft 365 hinaus

4. Mai 2020

Microsoft Exchange Online bietet viele Vorteile für eine flexible Arbeitsweise sowie standortunabhängigen Datenzugriff. Nachteile gibt es dabei auch, diese können aber von Enterprise Vault abgedeckt werden.

Monatlich finden Sie hier die relevanten News zur E-Mail-Archivierung Software-Lösung von Veritas.

Erhebliche Mehrkosten können für die Compliance Abdeckung mit Microsoft Exchange Online entstehen, wenn ein Lizenz Wechsel vorgenommen werden muss. Zudem läuft man Gefahr, dass mit der neuen Lizenz neue Anwendungen hinzukommen, welche aber nicht benötigt oder eingesetzt werden!

Hier spricht man von jährlichen Lizenz- und nicht von Wartungskosten. Wartungskosten sind im Verhältnis zu den Lizenzkosten in der Regel um einiges tiefer.

Haben Sie schon Enterprise Vault on Premises im Einsatz? Betreiben Sie damit eine Compliance Archivierung? Oder müssen Sie diesen Bereich neu abdecken? Falls dem so ist, lesen Sie weiter.


Die Vorteile von Veritas Enterprise Vault in Kombination mit Microsoft 365:

  • Archivierte Mitarbeiter Daten (Email Elemente) können vor einem Löschen in Enterprise Vault geschützt werden. In Exchange Online werden gelöschte Objekte nach 30 Tagen entfernt.
  • Nicht nur Microsoft Exchange on Premises oder O365 Exchange Online-Postfächer, sondern über 80 verschiedene Inhalte können von Enterprise Vault archiviert werden.
  • Bei Veritas erhalten Sie eine breitere Abdeckung im Compliance Bereich im Preis/Leistungsvergleich zu Microsoft.
  • Eine Archivierung kann als On-Premises oder Cloud Lösung betrieben werden.
  • Es werden keine IT Mitarbeiter für rechtliche Suchabfragen benötigt, um eine Anfrage vom Legal Team schnell und effizient abwickeln zu können.
  • Vorhandene EV Compliance Archive Daten können weiterhin lokal betrieben werden (keine Migration wird somit notwendig).
  • Im Rechtsfall muss nicht die ganze O365 Exchange Online Mailbox in den «Legal Hold» Zustand aktiviert werden, damit die zu schützenden Elemente nicht gelöscht werden können. Eine Legal Hold Aktivierung kann bei Microsoft bis zu 60 Minuten dauern. Zudem werden im Legal Hold keine vom Mitarbeiter gelöschten Elemente entfernt, was das Risiko einer Quote Erreichung steigert und die Mailbox unbenutzbar machen kann.
  • Keine Abhängigkeit zu O365, wenn die Daten erst mal migriert sind. Es wird kein leichtes, aber kostspieliges Unterfangen sein, die O365 Exchange Online Lösung mit einem anderen Produkt abzulösen!
  • Enterprise Vault kann die Daten auf Grund von über 100 und mehr zu Verfügung stehenden Richtlinien klassifizieren.
  • Elemente für einen Rechtsfall können schnell gefunden und zur Kontrolle an die Rechtsanwaltskanzlei ausgehändigt werden.
  • Reviewers (Prüfer für einen Rechtsfall) sind bei der Inhaltssuche nach Filtern im Microsoft 365 Compliance Center sehr eingeschränkt.
  • In O365 Exchange Online Mailboxen wird 1% aller Elemente und 12% Inhalt nach Element Grösse nur teilweise oder gar nicht indexiert (z.B. Excel Dateien grösser als 4 MB), was somit eine profunde Fallbearbeitung verhindert!


Bei Rechtsfällen können in O365 Suchabfragen getätigt und Fälle erstellt werden. Um aber den «Legal Hold» (das Löschen von Objekten unterbinden) auf Postfächer zu legen und Elemente zu exportieren, wird eine «E3» Lizenz benötigt.

Der Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) während der Indexierung benötigt sogar die Lizenz «E5», welches aber wiederum Elemente grösser als 24 MByte nicht indexieren kann! Der OCR Bereich wird mit der Funktion «Advanced eDiscovery» abgedeckt, welche in der Lizenz E5 zur Verfügung steht (siehe Tabelle unten).

 


Veritas Enterprise Vault ermöglicht Ihnen die O365 Exchange Online Mailbox vorschriftsgemäss zu archivieren, um somit die rechtlichen Anforderungen vom Gesetz abzudecken. Jedes ein- und ausgehende Mail Element wird über einen SMTP Stream nach EV.Cloud oder EV on-Premises aufgezeichnet.

Bereits lokal bestehende Enterprise Vault Compliance Archivdaten können zudem weiterhin für Suchabfragen oder Fälle verwendet werden, also keine immensen Mengen an Archive Daten müssen migriert werden!

Die Veritas Enterprise Vault Discovery Anwendungen (Discovery Accelerator/Advanced Supervision/Clearwell) sind bedienerfreundlich, verständlich und effizient einsetzbar für Suchabfragen und Fallbearbeitungen.


Die folgenden Vorteile für den Einsatz von Veritas Enterprise Vault können wie folgt zusammengefasst werden:

  • Tiefere Kosten mit zusätzlichen Funktionalitäten
  • Einfacher «Legal Hold» Arbeitsablauf
  • Umfassende Volltext-Indexierung mit OCR Erkennung für eDiscovery
  • Archivierung von über 80 verschiedenen Inhaltstypen mit separater eDiscovery Plattform
  • Kosten reduzieren für externe Rechtsfall Prüfer


Infoniqa empfiehlt dazu den Webcast On Demand zum Thema Enterprise Vault goes beyond Office 365: Deep Dive


Als grösster Veritas Platinum Partner in der Schweiz unterstützt die Infoniqa SQL AG Sie gerne beim Finden der richtigen Veritas Lösung für Ihr Unternehmen und bietet Ihnen professionelle Unterstützung an durch einen zertifizierten Senior Consultants.



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Oliver Forster
Senior Consultant | Product Manager

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