News

Veritas Enterprise Vault geht über Microsoft 365 hinaus: Kosten und Abdeckung

17. September 2020

Unser Senior Consultant Oliver Forster macht den grossen Vergleich: Sind Kosten und Abdeckung von Microsoft Exchange Online O365 Cloud und Veritas Enterprise Vault identisch? Oder gibt es versteckte Kosten und fehlende Funktionen?

Ein Vergleich zwischen den zwei Lösungen lohnt sich immer: Kosten und Funktionen können stark variieren (Bild: iStock)

Welches Unternehmen möchte gerne für eine Lösung mehr bezahlen – und am Ende auch noch weniger erhalten?

In unserem Newsbeitrag vom 4. Mai 2020 haben wir über die rechtliche Abdeckung (Funktionen) von Veritas Enterprise Vault im Vergleich zu Microsoft 365 berichtet. Mit diesem Artikel zeigen wir Ihnen weitere Bereich auf, welche von Microsoft Exchange Online Office 365 nicht abgedeckt werden, dafür aber durch Veritas Enterprise Vault.

Unternehmen müssen das Maximum an rechtliche Anforderungen umsetzen, um in einem Rechtsfall bestehen zu können. Da genügt eine 80% Abdeckung nicht. Und genau hier liegt Hund begraben: Mit dem Einsatz von Exchange Online O365 lässt Ihr Unternehmen Schwachstellen zu, welche mit den Veritas Produkten Enterprise Vault, Discovery Accelerator usw. abgedeckt werden können.

Lizenzen und Kosten


Content Search (O365) vs EV Search (Veritas)
Die «Enterprise Vault Search» deckt viel mehr Suchmöglichkeiten und -Optionen ab, als welche von der O365 Suche zur Verfügung gestellt werden.

Core eDiscovery (O365) vs Discovery Accelerator (Veritas)
Der «Discovery Accelerator» deckt viel mehr Suchmöglichkeiten und -Optionen ab, als welche von der O365 Suche zur Verfügung gestellt werden.

Advanced eDiscovery (O365) vs eDiscovery Platform (Veritas)
Die «eDiscovery Plattform» deckt viel mehr Suchmöglichkeiten und -Optionen ab, als welche von der O365 Suche zur Verfügung gestellt werden.


Vorsicht Lizenzfalle: Nur weil eine Suchabfragen durchgeführt werden kann, heisst das nicht, dass Ihr Unternehmen dafür lizenziert ist! Damit eine profunde Suche über alle Archive ausgeführt, Elemente vor einem Löschen (Hold) geschützt und anschliessend exportiert werden können, wird im Minimum eine «E3» Lizenz oder Zusatzoption pro User benötigt.
 


Aber auch die Zusatzoptionen (Plan 1 oder Plan 2) zu Microsoft Exchange Online (O365) decken nicht alle Bereiche ab, wie zum Beispiel der «eDiscovery Export».
 


Kostenvergleich

Veritas hat einen Kostenvergleich anfertigen lassen für 10'000 Benutzer. Damit die meisten Funktionen von Microsoft Exchange Online abgedeckt werden können, welche die Veritas Produkte profund zur Verfügung stellen, wird die Lizenz «E5» benötigt.

Im Weiteren werden Lizenzen bei Veritas einmalig gekauft, danach jährlich erneuert (mit reduzierten Kosten). Bei Microsoft bezahlt man pro Monat einen «Flatrate» Betrag pro User, der monatlich gleichbleibt.
 


Die oben aufgeführt und eingeschränkten Suchmöglichkeiten von Microsoft Office 365 sind im Verhältnis zu den Kosten verglichen mit den Veritas Produkten stark überteuert.


Funktionen (und die Unterschiede)


Legal Hold (rechtlicher Halt)

Im Microsoft 365 Compliance Center unter den Advanced eDiscovery können entsprechende Legal Holds gesetzt werden. Es gibt keine Vorlagen, welche zur Benachrichtigung an die Verwalter von Fällen (Cases) verwendet werden können, was verwirrend und teilweise unverständlich aufgebaut ist. Mit Veritas eDiscovery werden bereits standardmässig Vorlagen angeboten. Zudem wird bei der Legal Hold Zuweisung zwischen Verwalter (Custodian) und System Administrator unterschieden.

Die Übersicht zu den Legal Holds, den zuständigen Verwaltern und deren Kommunikation, einer profunden Auditierung und den Status Verlauf zum Fall (Case) ist in Veritas eDiscovery einfach und verständlich aufgebaut.


Identification, Collection, Processing, Analysis & Review

In der Microsoft 365 Compliance Center Advanced Lösung können nur Daten gefunden (Identification) werden, welches sich auch tatsächlich in O365 befinden. Das Einholen (Collection) der aufgefundenen Elemente steht momentan nur für Microsoft Exchange Online zur Verfügung.

Was machen Sie, wenn sich die zu identifizierenden Daten nicht in Microsoft O365 Exchange Online befinden, sondern zum Beispiel lokal auf einem Mitarbeiter System oder File Server? Und wie sollen solche Daten verarbeitet und aufbereitet werden für einen angehenden Rechtsfall? Mit Veritas eDiscovery ist dies problemlos zu bewältigen. Zusätzlich können zu den bereits unterstützen Quellen mit dem Produkt «Merge1» von der Firma Globalnet über weitere 80 Quellen (z.B. Teams, Skype, Zoom, Webex usw.).

Erfahren Sie mehr zu Merge1 von Globalnet im Artikel «Easily Archive All Your Communications For Compliance and eDiscovery»

Die möglich relevanten Daten bei einem Rechtsfall sind mit Veritas eDiscovery einfach zu bearbeiten (Processing & Analysis) und auszuwerten. Auch zusätzliche externe Daten (z.B. File Server Daten) können sehr auch einfach in einen Fall (Case) über Veritas eDiscovery eingelesen und hochgeladen werden, was verglichen mit Microsoft 365 Compliance Center Advanced Lösung über PowerShell Befehle eher kompliziert ist (nicht ganz einfach für nicht technische Mitarbeiter).

Der wohl wichtigste juristische Schritt im EDRM (Electronic Discovery Reference Model) Workflow ist die Überprüfung (Review) und das Schwärzen.

Mit Veritas eDiscovery besteht ein Text Schwärzen, welches gleichzeitig über mehrere Mail Elemente & Dateien (Word usw.) angewendet werden kann. Zudem kann auch ein Grund notiert werden, warum dieser Bereich (Text) geschwärzt wurde. Text Schwärzen und Notizen hinterlassen stehen bei der Microsoft 365 Compliance Center Advanced Lösung nicht zur Verfügung.
Es gibt zwar ein Schwärzen für die Microsoft 365 Compliance Center Advanced Lösung, die aber nur für komplette Bereiche angewendet werden kann. Hier besteht also ein sehr grosser Unterschied, was Veritas und Microsoft zur Verfügung stellen.

Mit Veritas eDiscovery stehen Ihnen Filter für das Ausfiltern von Mail Elementen, Anhängen aus Emails, Dateien usw. zur standardmässig Verfügung.  Eine Überprüfung (Review) mit fundierter und ausgereifter Software vereinfacht und verkürzt den Prozess für die Mitarbeiter der Rechtsabteilung.

Ein Export der überprüften Elemente mit der Microsoft 365 Compliance Center Advanced Lösung ist beschränkt durchführbar (z.B. kein Nummerier Stempel, keine Wasserzeichen, keine Fussnotizen, kein Image Format). Es besteht nur die Möglichkeit die Daten auf einen «Azure Blob Storage» Container zu exportieren. Nach dem Export besteht nicht wirklich eine Übersicht, wo sich nun die Daten befinden (vor allem für nicht technisch versierter Mitarbeiter).

Mit Veritas eDiscovery können individuelle Exporte (z.B. auf Grund bereits gespeicherten Vorlagen) übersichtlich und einfach durchgeführt werden. Felder (z.B. Von/An usw.) können einzeln ausgeschlossen werden. Exporte der Mail Elemente & Dateien können in eine «ZIP» Datei (direkt auf der eDiscovery Plattform) oder auf einen File Share gemacht werden. Zudem kann man auswählen, ob alle Elemente oder die Duplikate ausgeschlossen werden sollen. Die Auswahlmöglichkeiten beim Export im Vergleich zur Microsoft 365 Compliance Center Advanced Lösung sind bei Veritas eDiscovery vorhanden.

Zudem können mit dem nicht leicht verständlichen Microsoft 365 Compliance Center die rechtlichen Anforderungen nicht zu 100% mit Microsoft Exchange Online abgedeckt werden. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag «Veritas Enterprise Vault geht über Microsoft 365 hinaus».

Registrieren Sie sich bei Veritas und erfahren Sie alle Details zum Thema «Deep Dive: eDiscovery That Goes Beyond Office 365»


Als grösster Veritas Platinum Partner in der Schweiz unterstützt die Infoniqa SQL AG Sie gerne beim Finden der richtigen Veritas Lösung für Ihr Unternehmen und bietet Ihnen professionelle Unterstützung an durch einen zertifizierten Senior Consultants.



Ihr Kontakt

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen!

Oliver Forster
Senior Consultant | Product Manager

Nachricht senden