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CHUV maîtrise le volume de stockage des messageries électroniques grâce à EV

Le Centre Hospitalier Universitaire Vaudois (CHUV) traite plus d’un million de courriels par mois, ce qui nécessite des capacités de stockage importantes. Afin de libérer des espaces de stockage et d’assouplir la gestion de son système de messagerie, la direction des systèmes d’information a choisi la solution Symantec Enterprise Vault. En seulement quelques mois, plus d’1 Terabytes d’espace de stockage a été libéré. De plus, l’automatisation de l’archivage a rendu toute sa liberté à l’utilisateur, qui n’a plus à se soucier de la gestion de sa boîte aux lettres.

L'un des plus grands hôpitaux de Suisse Gère plus efficacement son stockage de courrier électronique avec Symantec Enterprise Vault. Source: CHUV

Une solution d’archivage adaptée aux plus grands parcs informatiques

Le CHUV est l’un des cinq hôpitaux universitaires suisses, avec Genève, Berne, Bâle et Zurich. Véritable centre de référence pour le canton de Vaud ainsi qu’une bonne partie de la Suisse romande, cette entreprise s’étend sur une quarantaine de sites et compte plus de 8’000 collaborateurs, pour plus de 40’000 patients hospitalisés chaque année. Si le service médical doit être sans faille pour ses patients, il en va de même pour le service informatique. Près de 130 ingénieurs informatiques gèrent la complexe infrastructure existante. Le système de messagerie se compose de quatre serveurs, hébergeant environ 12’000 comptes de messagerie. Le volume mensuel des messages échangés dépasse largement le million.

Jusqu’à l’introduction d’Enterprise Vault, l’archivage des courriers électroniques représentait une source de complications, tant pour le service informatique que pour les collaborateurs. D’une part, afin de contrôler le volume des données, le service informatique avait limité la taille des boîtes, ce qui compliquait la vie de bon nombre d’utilisateurs. Par ailleurs, les utilisateurs devaient gérer eux mêmes leurs archives en les copiant sur DVD. Ces opérations sont non seulement complexes et coûteuses, mais empêchent également la mise en place d’une politique liée à l’archivage. « Nous avons été très vite limités par ce mode de fonctionnement artisanal », confie Stéphan Misteli, responsable de l’infrastructure informatique au CHUV.

Le service informatique du CHUV a donc travaillé dans le sens d’une solution axée sur la capacité d’automatisation des politiques d’archivage, avec pour principaux objectifs de diminuer le volume de données et d’éviter la saturation des serveurs de messagerie, ainsi que de libérer les utilisateurs des contraintes liées au système en vigueur. Recommandée par Infoniqa, l’un des fournisseurs du CHUV, lui-même utilisateur de la solution, Enterprise Vault s’est rapidement présentée comme la solution la mieux adaptée pour répondre aux besoins informatiques du centre hospitalier. En outre, la direction des systèmes d’information a été particulièrement sensible au positionnement de Symantec dans les classements informatiques de référence, tel que le classement annuel publié par le cabinet d’étude Gartner. « En tête du classement en termes de capacité d’exécution et d’étendue de vision stratégique, Symantec se détachait nettement de ses concurrents », souligne Stéphan Misteli.

Une migration discrète et « sans coutures »

En collaboration étroite avec Infoniqa, partenaire de Symantec pour l’implémentation de ses logiciels, le déploiement de la solution Enterprise Vault s’est effectué de manière progressive et structurée.

Les opérations d’archivage ont débuté après une première phase d’étude de l’environnement informatique et d’identification des contraintes techniques. Le nouveau système d’archivage a d’abord été implémenté sur une vingtaine de postes du service informatique. Puis, le déploiement s’est poursuivi sur les 150 postes de l’équipe informatique et du groupe de formation.

En parallèle, la procédure d’automatisation de l’archivage pour le reste des utilisateurs a été déterminée. Le système d’information du CHUV ne permettant aucune interruption à aucun moment du jour et de la nuit, il a été décidé de procéder à un archivage de fond, sans risque de perturber la performance du logiciel de messagerie.

Sur une période de cinq mois seulement, 6’000 boîtes de messagerie ont été archivées, libérant près d’1 Terabytes d’espace de stockage. Ce gain équivaut à la libération complète de l’un des quatre serveurs constituant l’infrastructure de la messagerie.

La phase d’implémentation passée, la politique d’archivage est maintenant appliquée quotidiennement, réduisant de manière automatique le volume des données et assurant la conformité avec les règles en vigueur. « Les équipes informatiques sont extrêmement satisfaites de la migration du produit qui s’est déroulée sans encombre », conclut Dominique Hofer, responsable de la messagerie Exchange.

Des messageries électroniques potentiellement infinies

Du côté utilisateur, si la solution d’archivage reste totalement transparente et laisse tous les messages accessibles, la limitation de la taille des boîtes a pu être levée. En effet, la taille moyenne des boîtes à été réduite d’environ 50 pourcent, ceci grâce à l’automatisation de la politique d’archivage. « Grâce à la solution Enterprise Vault, les messageries électroniques sont virtuellement infinies. Le problème de saturation des messageries électroniques n’existe plus », déclare Stéphan Misteli.

Par ailleurs, un atout majeur de la solution est son aspect non intrusif dans l’environnement de l’utilisateur. Un élément archivé reste présent dans la boîte Outlook, seule une petite flèche dans l’icône de message indiquant que cet élément est déposé à l’archive. Il reste totalement et immédiatement accessible. « Une des forces d’Enterprise Vault est son extrême discrétion. Les messages archivés sont accessibles en un simple double clic. Le logiciel est pratiquement invisible aux yeux des utilisateurs », explique Dominique Hofer.

Enfin, le logiciel Enterprise Vault présente de nouvelles fonctions d’exploration et de recherche permettant aux utilisateurs de retrouver leurs emails de manière instantanée.

Les bénéfices se font donc également sentir en termes de support aux utilisateurs. Les demandes concernant les messages supprimés, environ une par jour avant l’implémentation d’Enterprise Vault, ont complètement disparues. Le support informatique économise ainsi plusieurs heures chaque semaine en ressources et temps de gestion des courriers électroniques.



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Javier Pose
Managing Director (Bussigny-près-Lausanne)

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