Bank Vontobel: Compliance-Anforderungen im Effektenhandel eingelöst

Die FINMA hat die Aufsicht über den Schweizer Finanzmarkt. Neue, am 1. Januar 2009 in Kraft getretene Regulierungsanforderungen verlangen, dass alle Effektengeschäfte aufgezeichnet und alle aufsichtsrechtlich relevanten Sachverhalte dokumentiert werden müssen. Weiter sind aus Compliance-Gründen nicht nur die externen und internen Telefongespräche der im Effektenhandel tätigen Mitarbeitenden rechtssicher aufzuzeichnen, sondern auch alle E-Mails samt Anhängen. Für mindestens ein halbes Jahr müssen die Aufzeichnungen der FINMA bei Bedarf zugänglich gemacht werden. Eine Lösung für die E-Mails der rund 250 Effektenhändler der Bank Vontobel war erforderlich.

Bis zu diesem Zeitpunkt waren E-Mails einfach in .pst-Dateien von Microsoft Exchange und Outlook gespeichert worden, was viel Speicherplatz in Anspruch nahm. «Für die rechtssichere Speicherung von E-Mails gab es bis anhin keine speziellen Compliance-Vorgaben», sagt Marie-Claude Mohler, Leiterin Storage Management in der 140-köpfi gen IT-Abteilung der Bank Vontobel AG in Zürich, «deshalb bestand auch kein dringendes Bedürfnis nach einer neuen Lösung». Das änderte sich mit den neuen Anforderungen der FINMA.

Richtungsänderung im laufenden Projekt

Gut für die Bank Vontobel: Die Lösung Symantec Enterprise Vault befand sich bereits im Haus. Sie wurde im Bereich Speicherinfrastruktur für die Entlastung der Datenspeicher beschafft. Dabei sollen die nicht mehr bewegten Daten auf günstigeren Speicherplatz ausgelagert werden, mit dem Ziel, den teuren und hochperformanten Speicherplatz zu entlasten. Aufgrund der aktuellen Vorschriften im Bereich Effektengeschäfte wurde der zweite Einsatzbereich von Symantec Enterprise Vault, die revisionssichere E-Mail-Archivierung, vorgezogen.

Marie-Claude Mohler und ihr Team gingen ihre langjährigen Partner Infoniqa SQL sowie In&Work um Unterstützung bei der E-Mail-Archivierung an. Gemeinsam gelang die Implementierung innert weniger Wochen. «Symantec Enterprise Vault ist sehr einfach zu integrieren», sagt Marie-Claude Mohler. «Die aufwändigste Arbeit war die Defi nition der Prozesse.» Die Einführung von Symantec Enterprise Vault erfolgte sogar ohne Unterbruch des E-Mail-Services.

Erkenntnisse aus dem Projekt

Die Compliance-Archivierung für den Effektenhandel ist heute in Betrieb, die Mail-Auslagerung wird Ende 2010 abgeschlossen sein. Anschliessend soll die E-Mail-Archivierung im gesamten Unternehmen eingesetzt werden. Während der Einführungsphase musste der Support nur vereinzelte Anfragen bearbeiten. Einige wenige technische Probleme sind in Zusammenarbeit mit Infoniqa SQL rasch behoben worden. «Die Zusammenarbeit mit unseren Partnern Infoniqa SQL, Symantec sowie In&Work war reibungslos. Wir fanden bei den kleinen Problemen schnell Abhilfe. Das grosse Vertrauen in unsere langjährigen Partner war jederzeit gerechtfertigt.»

Da sich in der Verwendung des E-Mail-Services für die Benutzer nichts änderte, musste auch keine Schulung durchgeführt werden. Die Benutzer verwenden ihre gewohnten Clients, erhalten aber als Bonus eine ausgefeilte Suchfunktion. Mit kombinierten Suchwörtern fi nden sie in der Ablage jede Nachricht und jeden Anhang wieder. Sie müssen zudem keine E-Mails mehr in ein Archiv verschieben. Dieser Vorgang erfolgt nun automatisch.

Ausweitung auf die ganze Bank

In einem ersten Schritt wurden die E-Mails der Effektenhändler durch ein «Journaling» vor dem Eintreffen in den jeweiligen Mailboxen rechtssicher aufgezeichnet. Beim Journaling wird laufend eine unveränderbare Kopie der Nachrichten zur Seite gelegt. Zugriffe darauf werden protokolliert. Nur wenige defi nierte User, basierend auf einem vorgegebenen Suchprozess, dürfen die Daten im Journal auswerten. Bei der Auslagerung liegen die Daten physisch – unter unverändertem Zugriff der Nutzer – auf einem günstigeren Speicherplatz. «Wir sind darauf vorbereitet, wenn die Compliance die bankweite Aufzeichnung verlangt», sagt Marie-Claude Mohler. Künftig sollen die E-Mails samt Anhängen bankweit auf andere Speichermedien ausgelagert werden.

Symantec Enterprise Vault verringert zudem den Bedarf an Speicherplatz: Mit der Single Instance-Funktion wird immer nur eine Kopie einer Nachricht, eines Anhanges oder einer Datei gespeichert – unabhängig davon, wie häufi g sie auftritt. Komprimierungstechnologien reduzieren den Platzbedarf zusätzlich. Durch die Auflösung der .pst-Dateien werden die individuellen und verteilten «Privat»-Archive eliminiert. Die Sicherheit für das Wiederauffi nden der Daten wird erhöht. Die grossen .pst-Datenvolumen müssen dadurch nicht mehr gesichert werden. Dabei kann der zugrunde liegende Speicher virtualisiert werden. Der primäre Speicher wird für dynamische und Transaktionsdaten verwendet – ältere, selten genutzte Daten werden automatisch auf günstige sekundäre oder tertiäre Speichergeräte verschoben.

Das Fazit: Auf alles vorbereitet

Die E-Mails der Effektenhändler nehmen im Archiv mehr als 130 GB ein – täglich wächst das Datenvolumen um 1 GB.  Basierend auf einem defi nierten Zugriffs- und Suchprozess haben nur bestimmte berechtigte Personen eine Sicht via dem «Compliance-Accelerator» auf die archivierten Daten. Der Zugriff auf dieses ComplianceArchiv wird protokolliert. Über den «AuditViewer» kann jeder Zugriff nachvollzogen werden. Mit Symantec Enterprise Vault erhält die Bank Vontobel viel mehr: Erstens, die Gewissheit, dass die Bank auf die Umsetzung künftiger Compliance-Richtlinien vorbereitet ist.

Und zweitens, dass sie künftig massvoller in ihre Speicherinfrastruktur investieren kann – dank einer intelligenten, hierarchischen Auslagerung, die den vorhandenen Speicherraum optimal ausnützt. Marie-Claude Mohler freut sich darüber: «Compliance-Anforderungen waren der Treiber dieses Projektes. Zusätzlich sind wir froh, dass wir unsere Speicherinfrastruktur in naher Zukunft nicht wieder so intensiv ausbauen müssen.»